TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 15.1.2024.

 

1. Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan Osuuskauppa: 010 767 0010 (puhelun hinta pvm/mpm)

Postiosoite: PL 130, 33101 Tampere

Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere

Y-tunnus: 0536307-0

 

2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisteriasioita hoitava henkilö

tietosuoja.pirkanmaa@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Pirkanmaan Osuuskaupan Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käytämme teknistä turvallisuusvalvontaa asioinnin ja henkilöstön turvallisuuden varmistamiseen, omaisuuden suojaamiseen, rikosten ja rikkomusten ennalta estämiseen, tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseen, turvallisuutta, omaisuutta tai tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden selvittämiseen sekä tarvittavien oikeusvaateiden, kuten korvausvaatimusten, esittämiseen, selvittämiseen tai puolustamiseen. Teknisellä turvallisuusvalvonnalla turvataan osapuolten oikeusturva.

Teknisen turvallisuusvalvonnan avulla voidaan myös estää asiattomien henkilöiden pääsy toimitiloihimme ja suojata rekisterinpitäjän tietoja ja omaisuutta. Suojaaminen toteutetaan kameravalvonnan reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai lokitietojen tarkastelun kautta.

Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käytämme järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumisen tai hälytyksen aiheuttajan selvittämiseen tarvittaessa.

Käytämme valvonnassa apuna vartioimisliikkeitä, jotka voivat toimeksiantosopimukseen perustuen suorittaa aktiivista tai jälkikäteen tallenteiden tarkastelun kautta tapahtuvaa kameravalvontaa paikallisesti kohteessa tai keskitetysti etävalvontana hälytys- tai muusta palvelukeskuksesta. Vartioimisliike voi suorittaa myös kulunvalvonnan ja rikosilmoitinjärjestelmän tarkastelua.

Turvaurakointiliike voi tarvittaessa avustaa teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Tuotamme asiakasomistajillemme parempia etuja ja palveluja lisäämällä asioinnin turvallisuutta sekä hävikin ja varkauksien ennaltaehkäisemisen ja vähentämisen myötä. Kameravalvonnan avulla korjaamme myös virheitä ja varmistamme asiakkaan tai työntekijän oikeusturvan toteutumisen. Tämän lisäksi voimme tallentaa ja käyttää keräämäämme aineistoa oikeusvaateen, kuten korvausvaatimuksen, laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.

 

8. Käsiteltävät henkilötiedot

• Kuva- ja videotallennetiedostot,
• henkilön perus- ja yhteystiedot,
• avain- ja kulunhallintatapahtumat,
• järjestelmien käyttö- ja kytkentä- ja lokitiedot.

 

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

• Kameravalvonta: Still-kuvat, videotallenne.
• Avaintallenne: Henkilön nimi, yritys, puhelinnumero, avaimen tai kuluvalvontatunnisteen yksilöivä tieto, allekirjoitettu luovutusdokumentti, avain- tai kulunvalvontatunnistetapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka).
• Rikosilmoitinjärjestelmä: Nimi, käyttäjäkoodit, järjestelmätapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka, kytkentätiedot).

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

• Kuva-aineisto, joka muodostuu kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta. Valvottava alue on merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten ”Tallentava kameravalvonta”.
• Avain- ja kulunvalvontatunnisteet.
• Teknisten valvontajärjestelmien lokitiedot.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Henkilötietoja käsitellään vartioimisliikkeen, järjestelmätoimittajien, huolto- ja ylläpitäjien sekä SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän käyttämille vakuutusyhtiölle ja vahinkotarkastusyhtiöille. Luovutamme tietoja tapausten selvittämiseksi ja oikeusturvan toteuttamiseksi niissä tilanteissa, kun korvausvaade on esitetty rekisterinpitäjälle tai S-ryhmään kuuluvalle yritykselle.

Voimme luovuttaa tietoja myös muille kuin S-ryhmän käyttämille vakuutusyhtiöille tapausten korvauskäsittelyä varten niissä tilanteissa, joissa S-ryhmään kuuluva yritys on kärsinyt vahinkoa ja vaatii vahingosta korvausta.

Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän muille ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisterinpitäjille useita S-ryhmän jäsenyrityksiä koskevien rikostapausten ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.

Pirkanmaan Osuuskaupan, joka toimii S-Pankin asiamiehenä, kuva-aineistoa voidaan luovuttaa S-Pankki Oy:lle väärinkäytösten selvittämiseksi ja oikeusvaateen esittämistä varten.

Luovutamme tietoja myös viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi viranomaisen tietopyynnöt tai viranomaistutkinnan avustaminen

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti enintään 30 vuorokautta. Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen takia, tallenteita voidaan säilyttää pidemmän ajan. Kameravalvonnan tallenne hävitetään mahdollisen kanneajan tai oikeusprosessin päättymisen jälkeen.

Avainhallinnan, kulunvalvonnan ja rikosilmoitinjärjestelmän käyttötietoja säilytämme toimipaikkakohtaisesti pääsääntöisesti enintään 13 kuukautta. Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen takia, tietoja voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan.

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada tutustua henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

Henkilöllä on myös tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Teknisen valvonnan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.