2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava@sok.fi

 

3. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

tietosuoja.pirkanmaa@sok.fi

 

4. Rekisterin nimi

Pirkanmaan Osuuskaupan hallinnon toteuttamisen rekisteri

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Pirkanmaan Osuuskaupan hallinnon toiminnan mahdollistamiseksi Osuuskaupan sääntöjen mukaisesti. Osuuskauppa lähettää kokouskutsuja ja muuta hallinnon toimintaan liittyvää tietoa. Osuuskaupan hallinnon läpinäkyvyyden ja jäsenten tiedonsaantioikeuden turvaamiseksi Osuuskauppa voi pitää hallinnon henkilöiden nimitiedot Osuuskaupan verkkosivuilla ja toimipaikkojen ilmoitustauluilla julkisesti nähtävillä.

 

6. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Suostumus (art. 6.1 a) - Rekisteröity on antanut suostumuksensa tietojensa käsittelyyn.

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite (art. 6.1 c) - Rekisterinpitäjä on velvoitettu käsittelemään rekisteröidyn tietoja mm. seuraavien lakien nojalla:

• Osuuskuntalaki,
• Osuuskaupan säännöt ja vaalijärjestys,
• laki veromenettelystä ja
• kirjanpitolaki. 

 

7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta

Henkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

 

8. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Pirkanmaan Osuuskaupan hallinto (hallituksen, hallintoneuvoston ja edustajiston jäsenet).

9. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen perusteella käsiteltävät henkilötiedot:

• nimi
• osoite
• henkilötunnus

Rekisteröidyn suostumuksen perusteella käsiteltävät tiedot:

• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• ammatti
• CV
• ruokavalioon ja tarjoiluihin liittyvät toiveet
• matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot

 

10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.

 

11. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa.

Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille (esim. matkatoimisto, SOK) siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.

 

12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet

Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.

 

13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Hallinnon kokouspöytäkirjat osallistujatietoineen säilytetään rekisterinpitäjän koko olemassaolon ajan.

Hallinnon edustajien nimitietoja säilytetään historiatietona.

Muut tiedot säilytetään siihen saakka, kunnes henkilön tehtävät hallinnon jäsenenä päättyvät.

Matkajärjestelyihin tarvittavat tiedot poistetaan viimeistään 1kk kuluttua matkan toteutumisesta.

Palkkioiden maksuun liittyviä lakisääteisiä tietoja säilytetään lain määräämän ajan (kuluva vuosi + 6 vuotta)

 

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
• Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.
• Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Jos rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.

 

15. Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

• Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
• Mikäli rekisteröity peruuttaa ruokavalioon ja tarjoiluihin liittyvien toiveidensa käsittelyä koskevan suostumuksensa, ei rekisterinpitäjä voi näitä toiveita tarjoiluja tilatessaan huomioida.
• Mikäli rekisteröity peruuttaa matkajärjestelyjä varten antamansa suostumuksen, ei rekisterinpitäjä voi hoitaa kaikkia matkajärjestelyihin liittyviä asioita rekisteröidyn puolesta.
• Mikäli rekisteröity peruuttaa suostumuksensa sähköpostiosoitteensa tai puhelinnumeronsa käsittelyyn, ei rekisterinpitäjä voi pitää rekisteröityyn yhteyttä muutoin kuin kirjepostin välityksellä.

 

16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle

Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.

 

17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.

 

18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Hallinnon yhteystietorekisterin järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.

S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin ja käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään muuten väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja
rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti