Pirkanmaan Osuuskaupan Pirkanmaan Hyvinvointialueelle tuottaman Kauppapalvelun tilaus-, toimitus- ja laskutusrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 11.12.2023. 1. RekisterinpitäjäPirkanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 130, 33101 Tampere Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere Y-tunnus: 0536307-0 S-ryhmän asiakasomistajapalvelu: 010 76 5858 (puhelun hinta pvm/mpm) 2. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.pirkanmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiPirkanmaan Osuuskaupan Pirkanmaan Hyvinvointialueelle tuottaman Kauppapalvelun tilaus-, toimitus- ja laskutusrekisteri 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusHenkilötietoja käsitellään Pirkanmaan Hyvinvointialueen Kauppapalvelun piirissä olevan asiakkaan tekemän tilauksen keräämiseen, toimittamiseen ja laskuttamiseen sekä mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseen.Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on myös seurata maksusuorituksia ja velkasaldoa sekä varmistua asiakkaan luottokelpoisuudesta.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteRekisterin henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.Sopimus muodostuu, kun Pirkanmaan Hyvinvointialueen Kauppapalveluun hyväksymä asiakas täyttää Pirkanmaan Osuuskaupan ”Luottotilisopimus kauppapalveluun PIRHA:n asiakkaille” -sopimuksen ja Pirkanmaan Osuuskauppa on sen vastaanottanut ja vahvistanut.Asiakkailta kerätään luottotilisopimuksen tekemiseen välttämättömät tiedot, joiden avulla voidaan varmistaa asiakkaan luottokelpoisuus, laskutuksen toimivuus, maksusuoritusten seuranta ja yhteydenpito asiakkaaseen.Henkilötunnuksen käsittely perustuu rekisteröidyn yksiselitteiseen yksilöimiseen sopimuksen, ja rekisteröidyn tai rekisteripitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisteripitäjän oikeutettuun etuun.8. Käsiteltävät henkilötiedot

nimi
henkilötunnus
S-ryhmän jäsennumero (asiakasomistaja)
osoite
sähköpostiosoite
puhelinnumero
ostokset ja niiden summa
toimitustapa ja -paikka
aikaikkuna ja päivämäärä
tilausnumero
toimitusohjeet
tieto maksutavasta

9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätPerustiedot, yhteys- ja osoitetiedot, henkilötunnus. Tuotetasoiset ostotiedot.10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä Henkilötiedot kerätään suoraan asiakkaalta.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa sekä tilausten vastaanottamisessa, keräilyssä ja toimituksessa.Asiakkaan tietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun se on välttämätöntä kumppanien osallistuessa asiakkaan tilauksen toimittamiseen ja palvelun tuottamiseen.Luovutamme Pirkanmaan Hyvinvointialueelle tiedot asiakkaalle keräiltyjen tilausten kappalemääristä sekä kotiinkuljetusten ajankohdista. Emme kuitenkaan luovuta tietoa asiakkaan tilaamista tuotteista.Mikäli asiakas (rekisteröity) ei maksumuistutuksesta huolimatta maksa Kauppapalvelun käytöstä Pirkanmaan Osuuskaupan hänelle osoittamaa laskua, Pirkanmaan Osuuskauppa voi luovuttaa tiedon maksuvelvoitteen laiminlyönnistä Pirkanmaan Hyvinvointialueelle asiakkaan Kauppapalvelusopimuksen keskeyttämiseksi tai irtisanomiseksi.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Luovutamme tietoja viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetKäytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Asiakastietojärjestelmien teknistä ylläpitoa voidaan tehdä tietosuojalainsäädännön edellytykset huomioiden etäyhteyksien avulla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelta.Asiakastietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, silloin kun se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Ylläpito- tai teknisen tuen palvelukumppanimme ovat asianmukaisin sopimuksin sitoutuneet EU:n mallisopimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Henkilötietoja säilytetään tilauksen toimituksen jälkeen korkeintaan 3 kuukautta mahdollisten reklamaatioiden ja virhetilanteiden selvittämiseksi.Luottotilisopimuksia (kauppapalveluun PIRHA:n asiakkaille) säilytetään sopimuksen voimassaoloajan ja tämän jälkeen kirjanpitolainsäädännön määrän ajan kuluva + 6 vuotta.14. Rekisteröidyn oikeudet Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua tietoihin
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen (ellei voimassa oleva lainsäädäntö toisin määrää)
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietojen oikeellisuuden kiistäminen tai lainvastainen käsittely)
Vastustamisoikeus (suoramarkkinointi)
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (automaattisen käsittelyn osalta)
Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta

Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminen Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen. 16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleEmme voi toimittaa asiakkaan tilausta ilman henkilötietojen käsittelyä. Sopimusta ei voida laatia ja laskutustiliä avata, mikäli asiakas ei luovuta osuuskaupalle sopimuksessa edellytettyjä tietoja.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.Maksuhäiriömerkintä voi tarkoittaa sitä, ettei asiakkaan kanssa voida laatia luottotilisopimusta. Tämä on kuitenkin sopimusehto, ei asiakkaan profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Käyttämämme järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.