Pirkanmaan Osuuskaupan työnhakijarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 27.3.2024.1. RekisterinpitäjäPirkanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 130, 33101 Tampere Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere Y-tunnus: 0536307-0Työnhakijaprofiilin tietojen osalta Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta (SOK) on rekisterinpitäjä.2. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.pirkanmaa@sok.fi4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusTyönhakuprosessin hoitaminen valittaessa henkilöitä Pirkanmaan Osuuskaupassa avoimeksi tuleviin tehtäviin.5. Henkilötietojen käsittelyn perusteSopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet. Suostumus, soveltuvin osin.6. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaHenkilötietojen käsittely ei perustu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.7.Käsiteltävät henkilötiedotHakuilmoituksessa: rekrytoivan esihenkilön nimi- ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että ne on erikseen ilmoitukseen kirjoitettu. Ei ole oletuksena.Työhakemuksessa: Pakolliset nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kielitaito (mikäli asiaa on kysytty), oletko aikaisemmin työskennellyt S-ryhmässä ja Miten kuulit meistäVapaaehtoiset: osoite, tehtäväkohtaiset kysymykset, linkki profiiliin (esim. LinkedIn), tutkintotiedot, työhistoria.Työnhakija voi liittää myös omia CV-tietoja tai muita liitteitä.Hakija voi halutessaan luoda hakijaprofiilin.Rekrytoinnissa voidaan käyttää videohaastattelutyökalua (RecRight), jolloin työnhakijasta kerätään RecRightin palveluun siirryttäessä nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä video, joka tallentuu RecRightin omaan kantaan. Samat tiedot kerätään myös rekrytoinnista vastaavasta esihenkilöstä, joka on kuvannut haastattelukysymykset videolle.Rekrytoinnissa voidaan käyttää tarpeen mukaan myös soveltuvuusarviointeja ulkoisen kumppanin suorittamana. Kumppanille toimitetaan tällöin tehtävän hakijan nimi ja puhelinnumero sekä sähköpostiosoite.Erityistä luotettavuutta edellyttävässä tehtävässä hakijan luottotiedot saatetaan tarkistaa.Avoin rekrytointi: Jos yritys on mahdollistanut avoimen rekrytoinnin, niin henkilö voi täyttää avoimen hakemuksen. Hakijoille voidaan haun päätteeksi lähettää linkki hakijakyselyyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista. Suorahaku: työnantajayritys voi hakea työntekijöitä myös suorahaulla. Tällöin haussa käytetään yhteistyökumppania ja käsitellään soveltuvin osin edellä mainittuja tietoja henkilön omalla suostumuksella.8. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmätTyönhakijat eli henkilöt, jotka ovat hakemassa tai hakeneet työpaikkaa rekisterinpitäjän palveluksesta, tai täyttäneet työnhakuprofiilin hakeakseen myöhemmin työpaikkaa jostakin S-ryhmän yrityksestä.Yhteystiedot, taustatiedot, osaamistiedot, työhistoria9. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäRekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työnhakijalta itseltään. Mikäli tietoja hankitaan muualta kuin työnhakijalta itseltään, tähän pyydetään työnhakijalta suostumus erikseen (esimerkiksi soveltuvuusarviointi yhteistyökumppanilta) tai tästä ilmoitetaan erikseen (esim. luottotietojen tarkastus).10. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta. Henkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite voidaan kuitenkin luovuttaa yhteistyökumppanille soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi työnhakijan suostumuksella. Tietoja saatetaan luovuttaa myös S-ryhmän ulkopuolella hakemuksia käsitteleville sopimuskumppaneille.Silloin, kun rekrytoinnissa käytetään videohaastattelutyökalua, rekisterinpitäjän ulkoiselle sopimuskumppanille (RecRight) siirretään työnhakijan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kuvattu video. Samat tiedot siirretään myös rekrytoinnista vastaavasta esihenkilöstä. RecRight toimii henkilötietojen käsittelijänä.Käytämme Google Analytics -evästettä kävijäseurantaan ja rekrytointimarkkinoinnin tehokkuuden mittaamiseen.11. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetHenkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.12. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTyönhakutietoja säilytetään 2 vuotta siitä, kun kyseinen rekrytointi on suljettu, jonka jälkeen tiedot poistetaan.Säilytysajat perustuvat tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuslakien mukaisiin kanneaikoihin sekä rikoslain työsyrjintärikoksen vanhenemisaikaan.13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua omiin henkilötietoihinsa tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi tietosuoja-asetuksen 17 artiklassa ilmoitettujen edellytysten täyttyessä.
Rekisteröidyllä on oikeus tietojensa käsittelyn rajoittamiseen, jos tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaiset edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään, niiden käsittely tehdään automaattisesti ja niiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, jos tiedot on kerätty yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai oikeutetun edun perusteella, ja jos muut artiklaan sisältyvät kriteerit täyttyvät.Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään. Lisätietoja oikeuksista löytyy Sinun oikeutesi -sivulta.Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvovalle viranomaiselle.14. Suostumuksen peruuttaminenNiiltä osin, kuin tietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen artiklan 7 mukaan oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruttaminen päättää rekisterinpitäjän oikeuden käsitellä henkilötietoja sellaisiin käyttötarkoituksiin, joilla ei ole suostumuksen lisäksi muuta käsittelyn perustetta. Suostumuksen voi peruuttaa ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.15. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleMikäli työnhakija ei anna rekisterinpitäjän tarvitsemia henkilötietojaan, on mahdollista, että häntä ei voida valita haettuun tehtävään.16. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.17. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaTietojen käsittelyssä noudatetaan yksilön tietojen käsittelyä, suojausta ja luovutusta koskevaa lainsäädäntöä sekä SOK-yhtymän ja alueosuuskauppojen tietoturvaohjeita.Lokitiedostojen avulla järjestelmästä on mahdollisuus selvittää mm. väärinkäytökset sekä rekisteriin tehdyt muutokset.Rekisterin käyttöoikeudet on tarkkaan määritelty ja rajattu vain niihin henkilöihin, joiden työtehtäviin rekrytointien hoitaminen kuuluu.Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.