TIETOSUOJASELOSTE (25.5.2018 alkaen) Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19. Päivitetty viimeksi 3.2.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Osuuskauppa Postiosoite: PL 130, 33101 Tampere Käyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 Tampere Y-tunnus: 0536307-02. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
tietosuoja.pirkanmaa@sok.fi4. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Osuuskaupan työntekijärekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Työsuhteen hoitaminen.6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet - pääsääntöisesti.Suostumus - esim. hyvinvointietu (ePassi), tutkintojen, työhistorian ja ulkoisten koulutusten kirjaaminen.Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite – esim. ulkomaalaisen työluvat, viranomaisluvat, työtapaturma- ja työeläkevakuuttaminen, biologisten tekijöiden altisteluettelo, kuntoutus ja työkyvyttömyyseläkeprosessit, tutkintoon johtavat koulutukset ja oppisopimukset, palkanlaskenta ja -maksu, tuotannollis-taloudellisin syin irtisanottujen tai irtisanomisuhan alla olevien erityiset oikeudet.Oikeutettu etu - viestinnän digitaalinen työympäristö (Workvivo, Creamailer), erilaisetorganisaation kehittämiseen liittyvät pulssityökalut, työyhteisötutkimus, Teams-kokousten video ja tekstitallenteet, Bot-muotoiset kyselyt(kuten Tytti-botti), palkkatutkimukset sekä pilvipalvelu Office 365..7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Creamailer: Työnantajan toiminnan kannalta on perusteltua ja tarpeellista tarjotaesihenkilöille uutiskirjeen kautta ajankohtaista tietoa henkilöstöhallinnon asioista (Creamailer). Rekisteröidyistä (työntekijöistä) itsestään palveluun viedään vain minimitiedot (yhteystiedot).Workvivo: Nykyaikana henkilöiden tavoitettavuus edellyttää, että henkilöstöviestintään on sähköinen ja reaaliaikainen tapa, joka on helposti käytettävissä. Workvivoa käytetään S-ryhmän työnantajayritysten liiketoiminnan kannalta tarpeelliseen, jopa välttämättömään, työntekijäviestintään ja kommunikaatioon, ja sitä voidaan pitää normaalina osana yrityksen liiketoimintaa. Workvivon käyttöä voidaan pitää perusteltuna nykypäivän liiketoiminnan tarpeet huomioon ottaen.Palveluun toimitetaan käyttäjän kannalta välttämättömät, työliitännäiset tiedot, jotta henkilö voidaan identifioida ja tiedetään, missä roolissa hän palvelussa viestii, tai sitä seuraa. Työntekijän perustietojen käyttäminen palvelussa ei merkittävästi rajoita työntekijän etuja ja oikeuksia. Se, kuinka paljon ja minkälaista viestintää käyttäjä käy palvelussa, on hyvin pitkälti hänen omassa harkinnassaan.Pulssityökalut (kuten Celkee): Organisaation kehittämiseen liittyvän pulssityökalun täysimääräinen hyödyntäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä, eikä pelkkä anonyymi vastausten käsittely riitä kyselylle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Työntekijöiden antamien vastausten perusteella määritellään, millä alueilla tai mille rooleille tarvitaan mahdollisesti enemmän muutoksen selkeyttämis- ja läpivientiapua. Tilannetta tarkastellaan lähtökohtaisesti rooli-, tehtävä-, yksikkö ja liiketoiminta-aluekohtaisesti ja annetut pisteet käsitellään anonyymisti. Työntekijä voi lähtökohtaisesti valita vastaako avoimiin kysymyksiin anonyymisti vai nimellä. Vastauksia käytetään vain muutoshankkeen resurssien & painopisteiden oikeaan kohdistamiseen ja koska pisteytyksen vastauksia ei pystytä yksilöimään, voi vastaaja turvallisesti vastata mielipiteensä. Käyttötarkoituksesta riippuen on kuitenkin mahdollista, että kysely edellyttää nimitiedon antamisen. Office 365: Työntekijän työsuhteen ja työsuhteessa suoriutumisen kannalta Office 365 on keskeinen työväline ja järjestelmä. Office 365 on nykyaikainen ajasta ja paikasta riippumaton pilvipalvelu, jossa rekisteröidyllä on laajat mahdollisuudet vaikuttaa siihen, millä tavoin hän Office 365 –sovelluksia käyttää. Rekisteröidyllä on mm. mahdollisuus itse hallinnoida luotujen dokumenttien näkyvyyttä ja oletusasetuksena on, että tiedostot näkyvät ainoastaan rekisteröidylle itselleen.Bot-muotoiset kyselyt: Työnantajalla on velvollisuus mm. ohjata työntekijää tehtäviinsä sekä kehittää työyhteisön toimintaa. Bot-muotoiset kyselyt kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun. Kyselystä saatuja tietoja käsitellään toiminnan ja osaamisen kehittämiseksi ja tukemiseksi. Tietoja käsitellään ilman nimitietoa. Työntekijällä on myös aina mahdollisuus kieltäytyä vastaamasta bot-kyselyihin. Rekisteröidylle, jonka työsuhde on jo päättynyt, voidaan lisäksi lähettää tekstiviestitse linkki ns. lähtökyselyn täyttämistä varten. Lähtökyselyviesti lähetetään 14 vuorokauden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Lähtökyselyyn vastaaminen on vapaaehtoista. Työyhteisötutkimus: työnantajan toiminnan ja työyhteisön kokonaishyvinvoinnin kannalta on perusteltua tehdä työyhteisötutkimuksia, joissa kartoitetaan työntekijöiden kokemuksia. Henkilöstökokemuksesta saatuja tuloksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä sekä esim. esihenkilöiden palkitsemisessa. Vastaajien henkilötietojen käsittely on tarpeen erityisesti siksi, että tuloksia voidaan verrata aiempien työyhteisötutkimusten tuloksiin luotettavasti ja saada selville kehityssuuntia Työyhteisötutkimuksen ja sen perusteella tehtävien toimenpiteiden katsotaan hyödyttävän myös työntekijää; työntekijä saa palautekanavan ja mahdollisuuden kertoa omasta kokemuksestaan ja lisäksi toimenpiteet koituvat koko työyhteisön hyödyksi. Vastaaminen kyselyyn on vapaaehtoista.Suorituksen johtaminen (kuten Digivinkki): Työnantajalla on oikeus työn johtamiseen. Erilaiset työn tekemiseen liittyvät työntekijäkohtaiset seurannat, myös järjestelmien avulla, kuuluvat käsittelyperusteen osalta työnantajalle kuuluvaan oikeutettuun etuun kun seurannassa kerätään työtehtäviin liittyviä tarpeellisia tietoja. Seurannan tiedot ovat työntekijäkohtaisesti tiiminvetäjien nähtävillä, lisäksi tietoja käytetään summatasolla toiminnan kehittämiseen. Palkkatutkimukset: Työnantajan on perusteltua hankkia markkinatietoa palkoista, jotta palkitseminen on kilpailukykyistä ja yhdenvertaista.Teamsin videotallenteet ja transkriptiot eli tekstitallenteet: työnantajan toiminnan sujuvuuden sekä työyhteisön tiedonkulun varmistamiseksi voi olla tarpeen tallentaa Teams-kokouksia ja käsitellä näitä tallenteita myöhemmin.8. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltävät tiedot vaihtelevat prosessikohtaisesti.Tyypillisesti esimerkiksi työntekijän nimi- ja yhteystiedot, organisaation tiedot, työsuhteen tiedot, palkanmaksua koskevat tiedot, ulkomaalaiselta vaadittavat erityistiedot, viranomaislupatiedot, työajanseurannassa ja työvuorosuunnittelussa tarvittavat tiedot, tiedot lakisääteisiin vapaisiin ja poissaoloihin liittyen, työpaikalla tapahtuneeseen altistumiseen ja työkykyyn liittyvät tiedot, osaamis-, koulutus-, kokemus- ja tutkintotiedot, työvälineitä ja käyttöoikeuksia varten tarvittavat tiedot, työtyytyväisyyteen tai tunnetilaan liittyvät tiedot (pulssikyselyt).9. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät henkilötietoryhmät
Työntekijät eli henkilöt, jotka ovat parhaillaan tai on valittu työsuhteeseen rekisterinpitäjän palvelukseen tai ovat olleet rekisterinpitäjän palveluksessa.10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Rekisterin tiedot on pääsääntöisesti saatu työntekijältä itseltään tai ne ovat kerääntyneet työsuhteen kestäessä rekisterinpitäjän (työnantajan) järjestelmiin tai manuaalisiin aineistoihin, tai niistä on sovittu (kuten palkka ja muut etuudet).11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja luovutetaan työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi verottajalle, Kelaan / Sairauskassaan ja eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöön. Lakiin ja työehtosopimuksiin perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi työnantaja luovuttaa työntekijöiden tietoja myös työpaikan henkilöstön edustajille ja esimerkiksi työsuojeluvaalit järjestävälle vaalitoimikunnalle.Palkanmaksuun liittyen työnantajalla voi olla lain mukaan velvollisuus toimittaa tietoa esim. ulosottoviranomaiselle, työntekijän ammattiliittoon, pyydettäessä koulutusrahastoon. Palkkalaskelma toimitetaan CGI palkat-järjestelmästä verkkopalveluluun, johon palkansaaja pääsee oman verkkopankkinsa kautta. Työtodistus toimitetaan sähköisenä OmaPostiin.Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamisesta on lain mukaan ilmoitettava TE-toimistoon, työsuojeluviranomaiselle ja henkilöstön edustajalle.Työntekijätieto luovutetaan S-ryhmän asiakasomistajarekisteriin, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvan ostoedun.Työntekijän ja työsuhteen perustiedot luovutetaan työterveyshuoltoon, jotta työntekijä saa hänelle kuuluvat palvelut. Muualta kuin työterveyshuollosta saatu lääkärintodistus toimitetaan työterveyshuoltoon lain edellyttämin tavoin, ellei työntekijä ole erikseen kieltänyt luovuttamista. Varhaisen tuen keskusteluista ja työkykyneuvotteluista informoidaan niin ikään työterveyshuoltoa. Työpaikalla biologisiin tekijöihin altistuneiden tiedot toimitetaan lain edellyttämin tavoin pyynnöstä työsuojeluviranomaiselle, työterveyshuollolle, kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavalle lääkärille tai työsuojeluhenkilöstölle.Oppisopimuksista luovutetaan tietoja lain mukaisesti oppisopimuskeskukselle (SopimusPro).Työmatkustamiseen liittyen työntekijöiden yhteystiedot luovutetaan yhteistyökumppanille (Amex GBT).Henkilötietoja luovutetaan palkkatutkimuksen toteuttavalle yritykselle palkkatutkimuksen toteuttamiseksi, jotta saadaan ajantasaista markkinatietoa palkoista.Rekisterinpitäjä voi lisäksi käyttää yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta. Näitä ovat esimerkiksi:- Eezy Spirit Oy (TYT-tutkimuksen toteuttaja)
- Elisa Oyj (puhelin- ja laajakaistaliittymät)
- Fujitsu (käyttäjätunnukset, sähköpostilaatikko, Service Desk -käyttötuki)
- ePassi Payments Oy (hyvinvointietu, vain työntekijän suostumuksella)
- Korn Ferry (palkkatutkimukset ja tehtävien vaativuusarvioinnit)
- LeasePlan (työsuhdeautot)
- AON Assesment Finland (soveltuvuusarvioinnit)
- Creamailer Oy (alusta Elli-uutiskirjeelle)
- Microsoft (Office 365)
- Gravicon Modelspace Scudo pro, Grano Sokopro (rakennuttamiseen liittyvät järjestelmät)
- Coupa (ostolaskujen ja tilausten käsittely)
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimet
Käytämme alihankkijoita henkilötietojen käsittelyssä, ja tietoja siirretään rajatusti Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle palvelujen tarjoamista, teknistä ylläpitoa ja tukea varten.Voimme toteuttaa tällaisia siirtoja, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kohdemaan tai kohdeorganisaation tietosuojan taso on riittävä, tai pystymme muutoin varmistamaan henkilötietojen suojan riittävän tason soveltuvan lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. Edellytämme, että alihankkijamme sitoutuvat lainsäädännön ja SOK:n asettamiin tietosuoja- ja tietoturvallisuusvaatimuksiin.Henkilötietoja ei siirretä kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat prosessikohtaisesti.Pääsääntönä on, että mitään työntekijätietoja ei käsitellä enää sen jälkeen, kun 10 vuotta on kulunut yhdenjaksoisen työsuhteen päättymisestä viimeisessä S-ryhmään kuuluvassa yrityksessä (työsopimuslain mukainen velvoite antaa työtodistus päättyy tuolloin).Osassa prosesseja säilytysajat ovat tätä lyhyempiä, ja ne perustuvat- työlainsäädännön mukaisiin kanneaikoihin
- kirjanpitolainsäädännön mukaisiin säilytysaikoihin ja
- viime kädessä työnantajan arvioimaan tiedon tarpeellisuuteen.