Pirkanmaan Osuuskaupan edustajiston vaalien arvontarekisteri

TIETOSUOJASELOSTE (9.1.2024 alkaen)Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 191 RekisterinpitäjäPirkanmaan Osuuskauppa: 010 767 0010Postiosoite: PL 130, 33101 TampereKäyntiosoite: Lempääläntie 21, 33820 TampereY-tunnus: 0536307-02. Tietosuojavastaavan yhteystiedottietosuojavastaava@sok.fi3. Rekisteriasioita hoitava henkilötietosuoja.pirkanmaa@sok.fi4. Rekisterin nimiPirkanmaan Osuuskaupan edustajiston vaalien arvonta- ja palkitsemisrekisteri5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitusPirkanmaan Osuuskaupan vuoden 2024 edustajiston vaaleissa äänestäneiden tietoja käytetään kertaluonteisesti arvonnan järjestämiseksi kaikkien äänestäneiden äänioikeutettujen henkilöjäsenten kesken. Voittajat arvotaan huhtikuussa vaalien tietokannasta vaalipalvelun tuottajan Edita Prima Oy:n toimesta. Arvonta tapahtuu järjestelmäteknisin keinoin siten, että vaalisalaisuus säilyy eikä äänestäjää voi yhdistää annettuun ääneen.Äänestäneiden tietoja käytetään arvonnan suorittamiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle.Arvonnan järjestää Pirkanmaan Osuuskauppa.Mikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen Vaalit.Pirkanmaa@sok.fi 20.3.2024 mennessä. Äänestäjä ei silloin osallistu arvontaan.6. Henkilötietojen käsittelyn perusteHenkilötietoja käsitellään seuraavin perusteinArt.6.1 f) Oikeutettu etuHenkilötietojen käsittely arvonnan järjestämiseksi, voittajan kontaktoimiseksi sekä palkinnon toimittamiseksi voittajalle perustuu oikeutettuun etuun.7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edustaÄänioikeutetut jäsenet valitsevat vaaleilla henkilöt edustamaan asiakasomistajia ja käyttämään päätösvaltaa oman osuuskauppansa edustajistossa. Kyseessä on siten osuuskauppojen ja koko S-ryhmän tarve saada äänioikeutetut jäsenensä aktivoitumaan osuuskaupan toimintaan äänestämällä lakisääteisissä edustajiston vaaleissa. Lisäksi arvonnalla halutaan herättää mielenkiintoa edustajiston vaaleja kohtaan.8. Käsiteltävät henkilötiedotNimi ja osuuskaupan jäsennumero kotikunta puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite9. Käsiteltävät henkilötietoryhmätNimi ja yhteystiedot10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistäPalkinnon toimittamista varten tarvittavat tiedot saadaan vaalien toteuttamisen tietokannasta.11. Henkilötietojen vastaanottajatHenkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.Emme luovuta rekisterin tietoja edelleen kolmannelle osapuolelle, pois lukien tietojen luovuttaminen viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatoimetEmme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteeritTämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.Edustajiston vaalien arvontarekisteriin kerätyt henkilötiedot voittajasta hävitetään tietoturvallisesti palkinnon toimittamisen jälkeen viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun kaikki palkinnot on toimitettu.14. Rekisteröidyn oikeudetMikäli äänestäjä ei halua, että hänen tietojaan käytetään arvonnassa, hän voi ilmoittaa nimensä ja osuuskaupan jäsennumeronsa osoitteeseen Vaalit.Pirkanmaa@sok.fi 20.3.2024 mennessä. Äänestäjä ei voi silloin osallistua arvontaan.Rekisteröidyllä henkilöllä on lisäksi seuraavat oikeudet:

Oikeus saada tutustua henkilötietoihin (tietopyynnön kautta)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Oikeus tietojen poistamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Vastustamisoikeus
Oikeus peruuttaa suostumus
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilö haluaa käyttää näitä oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.Henkilöllä on myös oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.15. Suostumuksen peruuttaminenHenkilöllä on oikeus peruuttaa antamansa henkilötietojen käsittelyn suostumus niin halutessaan. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.Suostumuksen peruutus tehdään ottamalla yhteyttä osoitteeseen Vaalit.Pirkanmaa@sok.fi.16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselleHenkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedotHenkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimistaSuojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja.S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta on hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilöllisyys varastetaan tai henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.